Todo evento, ya sea presencial, online o grabado, necesita una estructura para que no se convierta en un caos. Se trata de planificar el evento de forma funcional, sin entrar en detalles. Para ello haremos una escaleta; una herramienta utilizada en la planificación y organización de los distintos elementos del evento, una suerte de esquema donde se muestra lo que tiene que hacer cada miembro del equipo en cada momento.
Una escaleta es una herramienta útil para organizar y planificar los diversos elementos del evento: lo que se ve (presentador, ponentes, decorado…) y lo que no se ve (controles de audios, de cámara, iluminación…). Esta ayuda a garantizar que todo se desarrolle sin problemas y que el acto esté bien organizado y tenga éxito.
Al preparar un evento hay quien empieza por la escaleta y de ahí desarrolla y quien hace lo contrario: lo planifica todo y luego prepara la escaleta basándose en eso. Ambas estrategias son válidas, pero yo soy técnico, por lo que prefiero la primera.
Ahí va un ejemplo de cómo podemos planificar la escaleta de nuestro evento:
✔ Identificar metas y objetivos generales del acto. Hay que tener en cuenta lo que queremos conseguir y en cómo atraeremos y entretendremos al público.
✔ Dividir el evento en secciones más pequeñas o «pasos». Cada paso debe representar una actividad o actuación diferente que tendrá lugar durante el evento. Una estructura muy típica es la de introducción, presentación, cuerpo del evento, conclusiones y despedida.
✔ Escribir un breve resumen de lo que ocurrirá en cada paso. Incluyendo detalles sobre los artistas, el programa y cualquier otro elemento clave del acto cómo la logística, la puesta en escena, las transiciones o los requisitos técnicos. Podemos incluir aspectos como los ángulos de cámara, la iluminación o la configuración del sonido. Yo suelo distinguir los diferentes aspectos de cada evento con colores (participantes, audio, cámaras, iluminación…).
✔ Revisar y modificar la escaleta, asegurándose de que cada paso fluye sin problemas y de que se incluyen todos los detalles necesarios.
Todo ello sin olivarnos de la gestión del tiempo: cada sección debe tener bien identificado su duración.
¿Si alguna vez has tenido que preparar una escaleta, cuál ha sido el punto que más te ha costado?
¿Añadirías alguna otra cosa a mi lista?
